Guía de gestión de activos de TI
Los activos de TI suponen un coste tanto en términos de adquisición como de gestión. Necesitas poder realizar un seguimiento de la utilización de su hardware y software compras para asegurarse de que la empresa realmente necesita todo lo que compró, lo que se demostraría mediante su uso completo. Los defensores deGestión de activos de TI(ITAM) están de acuerdo en que el campo necesita medir todos los costos incurridos por la infraestructura de TI durante su pleno funcionamiento. ciclo vital . Esta medida se llama “ costo total de la propiedad ”(TCO).
Para calcular el TCO, primero hay que definir cuál es el ciclo de vida de los activos de TI y cómo medir los costos en cada etapa. Su último desafío es examinar los costos y asegurarse de obtener el mejor valor de su presupuesto de TI. Esa decisión no es sólo una cuestión de reducir costos, sino encontrar un equilibrio entre los requisitos del nivel de servicio y el costo.
Afortunadamente, no es necesario que invente sus propias fórmulas de gestión de activos de TI porque existen muchos modelos que puede seguir. En esta guía, veremos las pautas más utilizadas sobre cómo implementar la gestión de activos de TI.
La Asociación Internacional de Gestores de Activos de Tecnología de la Información
ElAsociación Internacional de Gestores de Activos de Tecnología de la Información(IAITAM) ha sido una fuerza líder en el impulso para establecer prácticas estándar para la gestión de activos de TI.
IAITAM define un ciclo de vida de ITAM, que incluye las siguientes etapas:
- Pedido
- Obtener
- Recibir
- Existencias
- Implementar/Monitorear
- IMAC (Instalar-Mover-Agregar-Cambiar)
- Retirar/Reutilizar
- Desecho
Algunos modelos insertan un ' Apoyo “etapa entre Implementar/Monitorear y IMAC . Otros modelos truncan Recibir, Almacenar e Implementar/Monitorear en una etapa, llamada ' Despliegue .” En esta guía, seguiremos el modelo IAITAM.
Solicitar, adquirir, recibir y almacenar
El ITAM Pedido etapa es una cuestión de política presupuestaria de la empresa. Esta es una función de sus procedimientos contables habituales y se ocupa de cómo se aprueban las compras. Si se establece un presupuesto departamental anualmente, entonces el director de TI tiene que decidir si se necesitan nuevos equipos.
Si los departamentos de servicios lideran el proceso de compra identificando la necesidad de infraestructura adicional, entonces es necesario llevar a cabo una negociación con el departamento de TI. La supervisión del ITAM en esta etapa está estrechamente ligada a las políticas de gestión de servicios de TI de su empresa.
El Obtener La etapa suele estar controlada por el departamento de TI. Es posible que sea posible cumplir con la solicitud a partir del stock existente. Este sería el caso si hubiera personal que se fuera recientemente, poniendo computadoras y licencias de software a disposición de otros usuarios.
La necesidad de reducir los costos de adquisición también requiere que los compradores de equipos de TI investiguen el mercado y establezcan el proveedor más barato para el hardware y software solicitado con frecuencia. También sería una buena idea abrir una cuenta con proveedores que estén dispuestos a ofrecer descuentos a los compradores habituales.
El Recibir El escenario es otro ámbito que depende de la política de la empresa. Si tiene muchas ubicaciones, es posible que desee centralizar el almacenamiento. Sin embargo, esa estrategia requeriría un tramo de transporte adicional para la entrega final. Su estrategia de recepción dependerá del tamaño de su organización y del número y distancia de todos sus sitios.
Con el Existencias En esta fase se empieza a alejarse de la necesidad de herramientas contables y pasar a ser un requisito de registros de inventario. Las herramientas que respaldan esta etapa del ciclo de vida son poco diferentes de las necesarias para la gestión de activos estándar. El administrador de TI debe asegurarse de que haya la menor cantidad posible de activos de TI en stock.
Es posible que la experiencia le haya enseñado a tener algunos equipos de repuesto para poder cobertura por falla del equipo desplegado . Acordar con éxito contratos de soporte tanto para hardware como para software con acuerdos de nivel de servicio que proporcionen un reemplazo rápido permitiría reducir el stock de seguridad.
Los contratos de mantenimiento no sólo permiten una reducción de existencias, sino que añaden un incentivo de costos a la política de mantener baja la capacidad excedente. Aunque pueden ser necesarias garantías y apoyo incorporado al precio de compra Tanto de hardware como de software, no deberían considerarse “gratuitos”. La extensión de los contactos de soporte generalmente conlleva una tarifa, por lo que debes contabilizar esa suma como parte del precio de compra inicial.
Mantener equipos de repuesto y tener licencias de software no utilizadas genera ese costo de soporte. Entonces, al cancelar el contrato de mantenimiento sin ser utilizado, ese stock de repuesto le está costando dinero.
Implementar/Monitorear
Si está iniciando una política ITAM en una organización que ya está operando, entonces la Implementar/Monitorear Esta fase será de vital importancia para su implementación. Establecer un inventario de equipos es la base de la gestión de activos de TI.
No es raro que las empresas pierdan la noción de exactamente qué recursos físicos tienen. Las licencias de software pagadas son más fáciles de cuantificar. Sin embargo, no todo el mundo documenta la cantidad de copias de software que se utilizan dentro de la organización.
Afortunadamente, existen herramientas de monitoreo del sistema que pueden auditar su sistema existente, haciendo un inventario del hardware y un registro de todo el software instalado. Estas herramientas facilitan mucho la elaboración de un punto de partida para su estrategia ITAM.
El monitoreo del desempeño tiene un segundo beneficio para ITAM. Puede ayudarle a detectar una prestación excesiva de servicios o una infraestructura sobrecargada. Las herramientas de administración de red pueden ayudarlo a implementar la configuración del tráfico para obtener el mejor valor de sus recursos.
Valores del contrato
Un problema ya mencionado en la sección Stock anterior es el de los contratos de mantenimiento y el soporte de los proveedores. La medición del desempeño del SLA es más común por parte del proveedor de un servicio que por parte del cliente. Al igual que con las pólizas de seguro, el beneficio de un SLA en un contrato de soporte sólo se puede medir en las cuentas del cliente cuando las cosas van mal.
El proveedor tiene un mayor incentivo para las políticas de prestación de servicios y la auditoría de SLA que el comprador. Las obligaciones contractuales deben ser una consideración del sistema de un proveedor desde la fase de diseño. Esto crea la necesidad de establecer canales de contacto y seleccionar software de seguimiento y gestión de equipos para garantizar el rendimiento. Estos sistemas de seguimiento también deberían incluir informes de desempeño.
Los datos sobre cumplimiento de contratos rara vez se entregan a los clientes de forma rutinaria. En cambio, actúa como una póliza de seguro para el proveedor como prueba contra quejas o posibles reclamos de los clientes por incumplimientos del SLA.
El rendimiento del soporte se convierte en un problema para las empresas clientes cuando administran departamentos de soporte internos. En este caso, el departamento de soporte tiene obligaciones de desempeño con los departamentos comerciales y, a su vez, necesita medir la entrega de soporte de los proveedores para garantizar su propio cumplimiento. En este ejemplo, el software de mesa de ayuda y MSP debe proporcionarse al departamento de TI y debe contabilizarse como parte del costo total de propiedad.
IMAC ( Instalar-Mover-Agregar-Cambiar ), Retiro/Reutilización y Eliminación
El IMAC y Retirar/Reutilizar Las etapas del ciclo de vida de los activos están estrechamente relacionadas con la Existencias y Implementar/Monitorear etapas. Los contratos de mantenimiento son igualmente importantes para la medición de costos en estas fases.
IMAC significa 'instalar, mover, agregar, cambiar'. Esta fase lo guía para adaptar el diseño de su red y los métodos que utiliza para entregar software a su personal y clientes con el fin de optimizar el rendimiento y reducir costos.
El Retirar/Reutilizar etapa está estrechamente ligada al IMAC. Un resultado del análisis de utilización es el retiro de algunos equipos o software, que pueden reasignarse. Este análisis también podría revelar que tiene demasiadas licencias para un paquete de software o tipo de dispositivo en particular.
El Desecho La fase es una función de los métodos contables estándar de depreciación de activos. Estos le darán una vida útil de cada equipo. Esto le indica cuándo expirará la vida útil de un dispositivo. Luego, esa pieza de hardware se puede vender para recuperar algo de dinero.
Hay una serie de estrategias que debe utilizar para reducir el TOC en las etapas IMAC y Retiro/Reutilización.
Reducir los costos de infraestructura de red
Un ejemplo de medidas que se deben tomar para mejorar la utilización de los activos es modelado del tráfico .
Durante las operaciones, debe monitorear los niveles de tráfico en toda su red, en cada dispositivo y en cada enlace. Es normal experimentar una tendencia al aumento en la actividad, por lo que su infraestructura existente eventualmente se verá abrumada. Las solicitudes de nuevas aplicaciones y la incorporación de nuevos usuarios también poner tensión en su sistema .
En lugar de planificar la capacidad de la red para los volúmenes de tráfico máximos esperados, es más rentable gestionar el uso. Naturalmente, todas las redes experimentan picos y caídas en la demanda. La configuración del tráfico busca gestionar el uso para cambiar las tareas que no son urgentes a las horas de menor actividad.
En cualquier momento, su red transporta tráfico que debe entregarse a la velocidad más rápida posible, como transmisiones de video y VoIP y tráfico que no es tan urgente, como el correo electrónico. Todas estas solicitudes se entregarán de manera oportuna, pero algunas deben entregarse más rápido que otras. Priorizar el tráfico y hacer cola para el tráfico selectivo ralentiza el tráfico cuando los retrasos son imperceptibles. Eso significa que puede gastar menos en la provisión de ancho de banda.
Reasignar recursos
Monitorear el tráfico de red por enlace y probar velocidades entre puntos finales puede ayudarlo a detectar cuellos de botella . Necesita un sistema de monitoreo de red que le avise cuando dispositivos específicos se sobrecarguen.
Con la información que recopila sobre los cuellos de botella y las velocidades de los enlaces, puede reconfigurar el diseño de su red, moviendo equipos de áreas que muestran niveles bajos de tráfico para aumentar la capacidad en áreas de alto tráfico. Este es un ejemplo de cómo un administrador de TI puede evitar el costo de comprar nuevos equipos al alterar el uso del stock existente .
La introducción de virtualización También es una herramienta útil para la entrega de software. Las máquinas virtuales son más fáciles de reasignar porque el software VM puede realizar automáticamente el movimiento de la capacidad no utilizada hacia áreas de alta demanda.
Evitar fallos de hardware
Monitorear los dispositivos de red y los niveles de tráfico en una red también permite a un administrador de TI evitar posibles problemas en la entrega causados por uso excesivo . Al instalar software de gestión del rendimiento de la red y establecer alertas de umbral de rendimiento, un administrador de red puede evitar la tensión en los recursos que, de otro modo, daría lugar a un deterioro inaceptable del rendimiento.
El seguimiento del rendimiento del servidor también le ayuda a evitar desastres. Esté atento al uso de la CPU, la RAM y el disco para poder desviar tareas a otros servidores o agregar espacio de almacenamiento antes de que los servidores se sobrecarguen. De manera similar, monitorear el uso puede indicarle dónde se ha superado la capacidad.
Reducir los costos de soporte
Autoservicio Mesa de ayuda Las funciones y los canales rápidos de comunicación también pueden reducir los costos. Muchas llamadas al servicio de asistencia técnica son para tareas rutinarias que los usuarios pueden realizar ellos mismos, como cambiar contraseñas. Otras convocatorias surgen por la falta de formación entre la comunidad de usuarios. Ese vacío se puede llenar con una base de conocimientos que incluya consejos para la resolución de problemas y guías de uso.
La capacidad de rastrear la actividad del usuario y enviarles mensajes de advertencia sobre posibles problemas también reduce la cantidad de llamadas de soporte: usted les dice que hay un problema antes de que ellos se lo digan.
Software y herramientas de sistema de gestión de activos de TI
Las herramientas contables se utilizan habitualmente para la gestión de activos y costes. Las necesidades de equipos adicionales para la gestión de activos de TI se derivan de la necesidad de contar con mejor información sobre el rendimiento, la ubicación y el uso de los equipos.
Soporte al usuario
Como se mencionó anteriormente, la asistencia eficaz al usuario es una parte esencial de la gestión de activos de TI. El personal de TI no siempre puede probar todos los casos de uso y las interacciones entre las aplicaciones instaladas antes de implementar nuevos servicios en la empresa. Esto significa que siempre habrá acciones no contabilizadas que ocurrirán durante las operaciones normales. Permitir que la comunidad de usuarios se ponga en contacto rápidamente con el personal de soporte de TI significa que usted puede ajustar la configuración de su equipo rápidamente si surge un peligro inesperado.
Mesa de servicio de SolarWindses una aplicación típica de mesa de servicio que incluye emisión de tickets, un portal de autoservicio y una base de conocimientos. Este es un servicio en línea, por lo que no necesita instalar ningún software en sus propios servidores. Esta herramienta apareció en el primer lugar en un informe reciente sobre todo el mercado. El servicio fue diseñado siguiendo los estándares ITIL e incorpora utilidades y flujos de trabajo que le ayudan a crear, gestionar y adaptar sistemas de TI. Esto lo convierte en algo más que un simple sistema de mesa de ayuda.
SolarWinds Service Desk se encarga de muchos de los demás requisitos de software para la gestión de activos de TI. Incluye gestión de cambios, gestión de versiones, gestión de configuración, gestión de niveles de servicio y otras funciones esenciales de gestión de activos de TI. La utilidad realizará un seguimiento constante del rendimiento del equipo para que pueda estar seguro de que todos sus activos de TI estén operativos y implementados de manera efectiva.
SolarWinds Service Desk se cobra por agente y por dispositivo, por lo que es adecuado para empresas de todos los tamaños. El servicio está empaquetado en tres niveles de servicio. El paquete básico cubre todas las funciones de la mesa de ayuda con funciones de gestión de activos de TI más completas que solo están disponibles en los paquetes superiores. Puede obtener SolarWinds Service Desk con una prueba gratuita de 30 días.
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Descubrimiento e inventario de dispositivos
La herramienta clave en un ITAM es la inventario de equipos . No puede realizar un seguimiento de los costos de sus activos si no sabe exactamente qué activos tiene y dónde están. Las empresas que implementan ITAM desde sus inicios tienen una clara ventaja. Los que ya están funcionando enfrentan problemas.
Identificar el equipo en existencia es un problema y otro es identificar el equipo en uso. La solución para rastrear equipos no utilizados es crear una política de devolver todos los equipos a un almacén físico central.
El seguimiento del equipo en uso es una tarea fácil si se cuenta con la herramienta adecuada. La mayoría de las herramientas de monitoreo de red incluyen un descubrimiento automático instalación. Esta utilidad detectará todos los equipos conectados a la red y creará un registro de ellos. El mismo mecanismo que crea este inventario se ejecuta continuamente, actualizando el inventario automáticamente a medida que se agrega, mueve o elimina equipo. Una herramienta que puede generar un mapa de red del inventario le ayudará a analizar la utilización del equipo.
ElMapeador de topología de red SolarWindses un ejemplo de una herramienta que crea un inventario de red inicial y un mapa de topología y luego monitorea constantemente la red para mantener esos dos almacenes de información actualizados.
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Otra herramienta adecuada para el descubrimiento e inventario de dispositivos esFadom. Además de compilar un inventario de hardware constantemente actualizado, este sistema creará un inventario de software que se puede utilizar para la gestión de licencias. Este paquete también tiene capacidades de monitoreo del desempeño en vivo que incluyen monitoreo del ancho de banda.
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Rendimiento del equipo
Monitores de rendimiento de red centrarse en los estados de los dispositivos de red. Esta categoría de herramienta del sistema le alertará sobre problemas con los dispositivos y le permitirá configurar umbrales de advertencia para que pueda recibir advertencias avanzadas sobre el posible agotamiento de los recursos. Estas herramientas también le ayudan a probar el rendimiento de la conexión de un extremo a otro.
ElMonitor de rendimiento de red SolarWindses una buena herramienta para rastrear los estados de los dispositivos de red. Esta herramienta integra una función de descubrimiento de redes y un mapeador de topología de red. El Ruta de red La utilidad de la herramienta le muestra el rendimiento de todos los enlaces entre dos puntos finales.
Necesitará una herramienta de monitoreo separada para vigilar sus servidores. ElServidor SolarWinds y monitor de aplicacionesmantiene un seguimiento de los estados de sus servidores, lo que le permite reducir la carga o agregar recursos cuando vea que CPU, memoria y almacenamiento están alcanzando su capacidad máxima. Esta herramienta también es un aporte útil para las medidas de configuración del tráfico porque le ayuda a identificar el software y los servicios que generan la mayor cantidad de tráfico.
Gestión de software
Al igual que con su hardware, necesita compilar un inventario de su software. Necesita saber cuántas instancias de cada paquete están en uso y cuándo hay actualizaciones disponibles para ellos e implementarlas. Herramientas como laMonitor de servidores y aplicacioneslo hará por ti.
Si implementa la virtualización, necesitará una herramienta de monitoreo para ello. La virtualización implica hardware, servicios y aplicaciones, por lo que puede resultar difícil mantenerse en buen estado examinando cada elemento por separado. ElAdministrador de virtualización de SolarWindses un buen ejemplo de una herramienta que puede monitorear implementaciones de VM desde una consola.
Seguimiento de usuarios
Para determinar qué software está utilizando el personal al que está asignado, puede instalar un software de seguimiento del dispositivo del usuario que muestre quién está haciendo qué y dónde; también proporciona seguimiento del acceso al dispositivo.
La información de un rastreador de dispositivos de usuario también se utiliza en el análisis del tráfico. Podrías mirar elRastreador de dispositivos de usuario de SolarWinds. Esta herramienta tiene funciones de seguridad adicionales que le permiten detectar dispositivos no autorizados y evitar que personas externas utilicen sus recursos.
Monitoreo de ancho de banda
Un monitor de ancho de banda le permitirá detectar áreas subutilizadas y sobrecargadas de su infraestructura de red, lo que le permitirá reutilizar recursos eficazmente donde se necesitan.
Un sistema como elAnalizador de tráfico SolarWinds NetFlowle ayudará a detectar enlaces sobrecargados y reorganizar su infraestructura. Esta herramienta también puede ayudarle a implementar la configuración del tráfico para mejorar la calidad del servicio que su red ofrece a las aplicaciones críticas.
Gestión de activos subcontratada
Todas las tareas de soporte y mantenimiento de la gestión de activos de TI se pueden subcontratar a proveedores de servicios gestionados (MSP) . Un MSP también puede ayudar con las tareas de planificación de la capacidad de la gestión de activos de TI proporcionando registros del uso anterior de los recursos. Esta información se utiliza para calcular la infraestructura necesaria para satisfacer las necesidades de un aumento natural de la actividad o la expansión del servicio mediante la incorporación de nuevos usuarios, terminales y/o software.
Las herramientas de software que requiere un MSP son diferentes de las que requiere un departamento de TI interno. La principal diferencia radica en los procedimientos de acceso ya que todas las actividades de apoyo se realizarán desde una ubicación diferente. El conjunto de herramientas necesarias para esta actividad fuera del sitio se denomina ' sistema de gestión y seguimiento remoto ”o “RMM”.
Aparte de las herramientas que los técnicos necesitan para implementar funciones de soporte y seguimiento remoto. El MSP necesita utilidades de gestión de equipos, gestión de clientes y gestión de contratos. El paquete de software que respalda estas actividades de gestión de MSP se denomina 'PSA', que significa ' automatización de servicios profesionales .”
Un ejemplo de una plataforma de software MSP es el Afuera sistema. Esto es un servicio basado en la nube que incluye paquetes PSA y RMM. Por tanto, todas las tareas de gestión de activos de TI del MSP se pueden realizar a través del portal Atera. Como servicio en línea, se accede a Atera a través de un navegador web estándar, lo que significa que el MSP no necesita instalar ningún software en su propio sitio ni mantener su propio hardware para admitir ese software. Puedes evaluar Atera registrándote en un prueba gratuita en su sitio web .
Herramientas para la gestión de activos de TI
El requisito clave para una gestión exitosa de los activos de TI es tener las herramientas adecuadas para el trabajo. Entramos en más detalles sobre el mejores herramientas para ITAM en una publicación relacionada . Muchos aspectos de la gestión de activos de TI están abiertos a interpretación. Variables como la vida útil del equipo y los estándares de nivel de servicio son cuestiones de política. Las decisiones sobre políticas son su herramienta política clave; el software, simplemente respalda su estrategia.
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